26. loka, 2018

Tekemätön työ väsyttää joskus enemmän kuin varsinainen työ

Pari viikkoa sitten julistin alkaneen päiväni lykkääntyneiden asioiden hoitopäiväksi

Tiedät, meillä on juttuja, jotka jäävät roikkumaan, koska niitä on helppo lykätä ja ne ovat tylsiä, epämukavia, liian suuria tai turhan pieniä.

Lappu sinne, viesti tuonne, lomake eetteriin, palaverin peruuttaminen, muutaman kaman siirto paikalleen, parin päivämäärän vahvistaminen, tiedustelu kummallisesta laskusta, esityksen valmistelun aloittaminen. Näitä riittää.

Edessä oli väljä päivä. Valmistauduin raatamaan pitkään hoitaakseni roikkuvat asiat.

Tein listan. Siitä tuli lyhyempi kuin olin kuvitellut. Suoralta kädeltä sain siihen seitsemän asiaa tai asiarypästä. Puristamisen jälkeen irtosi vielä kaksi. Sitten priorisoin ne kolmeen kategoriaan: A. tärkeä, B. melko tärkeä ja C. hätätilassa voi jäädä hoitamattakin. A-kategoriaa oli kolme, B:tä toiset kolme ja C:tä sattumalta myös kolme.

Sinänsä kummallista, että kun muutama pieni asia on vaivannut mieltä pitkään, niin niistä kasvaa henkinen vuori, jonka ylittäminen tuntuu vaativan megaluokan valmistelut ja ponnistukset. Kun asioita kasaantuu, ne alkavat tuntua painavilta.

Panin tuulemaan. Olen joskus opetellut tavan, että hankin ensin pikavoiton ja teen pois alta jonkun helpon ja nopean jutun. Sen hoitaminen kesti pari minuuttia. Yksi asia pois C-listalta.

Sitten tartuin härkää sarvista, ja selasin vastattavakseni merkkaamani meilit. Ne olivat A-kategoriaa, koska ne vaivasivat minua ja mielenrauhani takia ne oli pakko hoitaa. Yleensä hoidan vastaamiset nopeasti, mutta nyt olin livennyt. Vain yksi vaati pitemmän vastauksen. Samalla hoitui yksi B-asia eli parin kalenteriasian tarkistaminen.

Tämä vaihe vei kolme varttia, ja olin hoitanut kolmanneksen asioistani. Nousin kävelemään, koska en tykkää istua yhtä mittaa kovin pitkään.

Seuraavaksi otin toisen A-kategorian asian ja aloitin esitykseni valmistelun. Päätin käyttää siihen nyt luokkaa 15 minuuttia, lähinnä alkuajatuksia varten, mutta aikaa hurahti 45 minuuttia. Sain imun päälle, ja esitys oli saman tien viimeistelyä vaille valmis.

Jatkoin. Joukossa oli muutama järjestelyasia, siirsin papereita ja tavaroita paikoilleen, hoidin parit puhelut, maksoin muutaman laskun. 

Aikaa koko operaatioon meni vajaat kaksi ja puoli tuntia. Olisin selvinnyt lyhyemmässäkin ajassa, mutta uppouduin siihen yhteen valmistelutehtävään, mikä samalla vapautti aikaa seuraavilta päiviltä plus kevensi mieltäni.

Kun urakka oli valmis, palkitsin itseni pitkällä kävelylenkillä. Yksi pieni asia jäi auki, vaati puhelinsoiton ja jonotusmusiikin kärsivällistä kuuntelua. Hoidin sen autosta seuraavana päivänä.

Hassua, että noihin hommiin menee loppujen lopuksi vain vähän aikaa, mutta niiden roikkumisen rassaava yhteisvaikutus on moninkertainen.

Asioiden hoidossa en ole jahkailija, mutta mitättömiltä tuntuvat rutiiniasiat saattavat joskus kasaantua ja muodostua henkisen energiani syöpöiksi. 

Olen käyttänyt läpi työelämäni tuota kuvaamaani ja melko tunnettua A-B-C-menetelmää. Se on yllättävän toimiva.

Emme välttämättä väsy aina työn tekemisestä. Joskus väsymme enemmän tekemättömästä työstä.

Ps. Ennen yrittäjäksi ryhtymistäni 21 vuotta sitten minulla oli aina assistentti. Silloin hänestä käytettiin nimeä sihteeri. Kesti aikansa ottaa vastuu omista to do -listoistaan ja aikatauluistaan. Arvostan suuresti assistenttien korvaamattoman hienoa työtä. Heillä on lahja, jota minulla ei ole. Mutta kaikkea voi oppia, myös tekemistensä hallintaa.